4 Tipps für eine realistische Projektplanung

Hoch gesteckte Ziele der Führungskräfte? Zu spät dran? Und überhaupt ist doch gar kein Personal da! Damit scheint ein neues Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt. Mit diesen 4 Tipps gelingt die Projektplanung dennoch!

1. Vorbereitung ist das A und O

Wenn es eilt, wird die Vorbereitungszeit viel zu oft leichtsinnig gekürzt. In Wahrheit ist sie dann umso wichtiger. Schritt 1: ein spezifisches Projektziel definieren und an alle Beteiligte kommunizieren. So erreichen Sie, dass alle in die richtige Richtung starten und auf ein Ziel hinarbeiten. Das spart später wertvolle Zeit, z.B. für ein Rebriefing.

Mit dieser Checkliste vergessen Sie in der Vorbereitung nichts Wichtiges:

  • Definieren Sie Ziele (Tipp: SMART-Formel anwenden)
  • Legen Sie die passenden KPIs fest
  • Setzen Sie eine erste Grobplanung auf: Welche Meilensteine gibt es? Welche Arbeitspakete werden in welcher Reihenfolge und von wem bearbeitet?
  • Sammeln Sie alle nötigen Unterlagen zusammen
  • Bereiten Sie erste Briefings vor
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über Abwesenheiten (Urlaube, Feiertage, Elternzeit)
  • Kümmern Sie vorab um Vertretungen
  • Schätzen Sie den internen Aufwand ein und kümmern sich um ausreichend Personal. Wenn es eng wird, können Sie vielleicht Freelancer dazubuchen?
  • Organisieren Sie rechtzeitig die (interne) Budgetfreigabe
  • Legen Sie fest, mit welchem Tool Sie arbeiten
2. Attraktiv sein!

Besonders unter widrigen Bedingungen, motivieren Sie das Team mit Attraktivität. Attraktive Ziele spornen an. Achten Sie dabei darauf, dass diese ambitioniert, aber dennoch realistisch sind.

So gelingt Ihnen auch die zeitliche Planung Ihres Projekts: Terminieren Sie die großen Meilensteine so, dass sie realistisch erreicht werden können. Um den Meilenstein zu erreichen, stehen natürlich kleine Einzelaufgaben an. Takten Sie diese am besten eng hintereinander, denn dann kann das Team fokussiert arbeiten und hat das Briefing noch präsent. Damit es insgesamt dennoch realistisch bleibt, planen Sie einen zeitlichen Puffer vor dem Meilenstein ein.

3. Platz für Austausch schaffen

Kommunikation ist ein echter Zeitfresser. Vor allem dann, wenn die Kommunikationskanäle unklar sind. Wo finde ich noch einmal den Auftrag? Hatten wir hierfür ein Protokoll? Die Unterlagen sind weg! Wer kennt es nicht?!

Sie brauchen ein Tool, in dem die Aufgaben bearbeitet, Unterlagen abgelegt werden und Briefings zu finden sind. Es muss nicht gleich eine teure Projektmanagement-Software her. Es gibt zahlreiche kostenfreie bzw. kostengünstige Möglichkeiten.

Und Sie benötigen ein Kommunikationstool, in dem sich das Projektteam auf kurzem Dienstweg austauschen kann. Lange Mailverläufe verwirren mehr, als sie helfen. Wenn ein intensives Projekt vor Ihnen liegt, planen Sie unbedingt regelmäßige, kurzweilige Austauschtermine ein.

4. Ziehen Sie mit!

Sie sind Initiator des Projekts? Oder tragen Sie die Verantwortung für die erfolgreiche Projektrealisierung? Dann sage ich Ihnen etwas, das vielleicht schwierig umzusetzen ist: Sie müssen mitziehen! Es gibt keine bessere Motivation für das Projektteam, als dass Sie selbst anpacken: Nehmen Sie an den Austauschterminen teil, geben Sie schlaue Impulse und kümmern Sie sich selbst um kleinere, einfache Aufgaben. Gleichzeitig behalten Sie das vorab definierte Ziel stets im Auge und verfolgen den Projektfortschritt.

Die Tipps überzeugen Sie? Oder sind Sie noch unsicher? Egal wie, bei Alsterspree sind Sie genau richtig! Denn unser Projektmanagement-Team hat nicht nur zahlreiche Projekte erfolgreich realisiert, sondern scheut sich vor keiner Herausforderung. Wir begleiten Sie von Newsletter-Marketing bis Crossmedia-Kampagne.

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